1.Processus collaboratif

Un processus collaboratif représente une suite de tâches de travail, accomplies par des personnes, avec un début et une fin, qui aboutit à un résultat.Cette définition est générique car dans toute organisation il existe une multitude de processus collaboratif.

Un exemple très simple est le processus collaboratif de prise de commande par un client. Il commence par la demande téléphonique par exemple, suit plusieurs étapes intermédiaires (consultation des stocks, vérification de la balance du client, facturation, etc.) pour se terminer par une livraison, une mise à jour de la comptabilité, des stocks etc. (fin du processus)

Shema d'un processus exemple:

2.Qu'est-ce qu'un workflow ?

Des processus collaboratifs existent dans toutes les organisations. Mais leurs définitions ne sont souvent pas bien identifiées: Les étapes changent selon l'humeur des acteurs, les rôles changent suivant les affinités des personnes, les documents à produire changent avec la maîtrise des traitements de texte, etc. Pour remédier aux dysfonctionnements causés par cette improvisation, les experts en organisation préconisent de formaliser les processus, c'est-à-dire de définir "le bon usage" qui est appliqué systématiquement. Dès qu'un processus est formalisé, on peut parler de workflow.

Un workflow formalise et définit donc tous les éléments clés d'un processus collaboratif :

• le début et la fin du processus collaboratif
• les tâches à accomplir durant le processus collaboratif
• les règles de transition d'une tâche à l'autre
• les rôles des acteurs du processus
• les informations et documents entrants et sortants

Avantages:

• Gain de temps
• Notification automatique des personnes concernées
• Acheminement automatique des tâches à réaliser
• Possibilité d'automatiser les tâches redondantes à l'aide d'applications informatiques
• Avertissement des retards pris dans l'éxecution du processus
• Facilités pour contrôler valider et décider

3.Pourquoi parle-t-on de workflow pour un collecticiel?

Le logiciel est destiné à permettre à plusieurs personnes de travailler à distance sur un projet commun et en suivant un parcours de révision défini à l'avance. Il s'agit là exactement d'un workflow. Cependant, ce qui est appelé worflow est le fait que le processus soit bien connu et que les outils (informatiques par exemple) ont été réalisés spécifiquement pour ce processus. Or, pour notre logiciel, il s'agira de créer un outil permettant à des chefs de projet de définir au début d'un projet les processus nécessaires à la réalisation de projets. Il s'agira donc pour nous de créer un outil générique permettant à une personne de créer son propre workflow. Il pourra par exemple affecter une tâche durant un certain temps à quelques personnes alors que d'autres seront en train de travailler sur le même projet mais sur un processus différent et indépendant.